事務職での書類作成する際のPOINT
こんばんは！デザインワークス吉田です。
前回「事務職でデザイン知識って必要？」という内容でお伝えした、
テキスト原稿 → Excel作成資料 → イラストレーター作成資料を覚えていますか？
本日はテキスト原稿 → Excel作成資料で作成するポイントをお伝えしたいと思います！
ポイントは、「事務職でデザイン知識って必要？」という内容でお伝えしたとおり、
●誰に何を伝えるものなのか
●どうすれば見やすく、わかりやすく伝わるか
まずはこのPOINTから始めます。
誰に何を伝えるものなのか
キャンプを楽しみたい方向けにキャンプ場をオープンしたので利用してもらいたい事を伝えたい
どうすれば見やすく、わかりやすく伝わるか
5W1Hを洗い出す
5W1Hとは
Who（だれが） ： 奥仙俣キャンプ場が（担当者）
When（いつ） ： 令和2年4月4日（土）
Where（どこで） ： 静岡市葵区奥仙俣730
What（なにを） ： キャンプ場リニューアルオープンを
Why（なぜ） ： 奥仙俣キャンプ場がある場所のすばらしさ
How（どのように）： 会場アクセス方法及び連絡手段
5W1Hを洗い出し、それが文章を作成する上で必要になってきます。
この情報があれば、伝えたい情報を過不足なく伝えることができます。
そして、追加情報として施設概要や楽しめるもの、利用料金、お願いを記載していく流れになります。
そしてそれを慣れるまでは、ノートや紙に書き出すと抜けなどを見つけやすく、作成依頼者へ確認する事も１度ですみますよね！
レイアウトの考え方 4つのPOINT
次は、どの様にレイアウトしていくか考えていきます!
頭の中で整理できれば頭の中で。書き出した方が整理できるという方は裏紙でもいいのでざっくり書き出して見ましょう！
図 間に合いませんでした！すみませんm(_ _)m 後日アップいたします。
こんなかんじですね！ここでのPOINTは・・・
①：真ん中やそれより上に特に伝えたい物を配置する
人は横書きの書類だと基本的に上から読んでいきます。そして、まずタイトルや、出だしをみて自分に必要な情だな！とおもった時読み進んでくれます。
という事は、大きな文字でかつ、上にタイトルやキャッチコピーがあればキャッチコピーを。
キャッチコピーは短めでチラシの情報が凝縮された文や、キャッチコピーをみて、「ん？どう言うこと？」と内容を読み進めたくなる文言がおすすめです✌
例えば今回でいうと
「奥仙俣キャンプ場リニューアルオープン」とシンプルにわかりやすくしたり、
「誰もが素直に慣れる場所－奥仙俣キャンプ場リニューアルオープン－」とどんなところ？、素直になれるってなんで？奥仙俣キャンプ場ってどんなとこなの？と疑問がを解決したい！と思える文がおすすめです！
②：5W1Hを記入するエリアを決め、写真がある場合は写真の配置位置も決める
その次は必ずいれたい5W1H。5Wのうちタイトル以外の情報を盛り込んでいきます。
図 間に合いませんでした！すみませんm(_ _)m 後日アップいたします。
③：情報をグルーピングする
補足情報で施設の概要や、料金、などを記載していきます。
そのときのPOINTがグルーピングする事。同じ情報は近くにそして別の情報の場合は間をあけると見てすぐ理解しやすく、読みやすいです。
図 間に合いませんでした！すみませんm(_ _)m 後日アップいたします。
最後に読みやすいPOINTは
④：ラインをそろえる
ExcelやWordではそろえるのにも限界がありますが、Excelであればセルや書式設定を上手にを駆使して、Wordではタブ機能や段組機能などを駆使して読みやすいレイアウトを心がければ見る方にも読みやすい資料となるはずです！
図 間に合いませんでした！すみませんm(_ _)m 後日アップいたします。
いかがですか？今回は社外というか、お客様向けに作成されたチラシを参考例としましたが、社内文章でも基本は同じ。そしてレイアウトや決まったシステム内でもPOINTを押さえるだけで誰でも読みやすい資料作成ができるはずです！
皆さんも、少し手間で読み手にとって見やすい資料作成を作ってみて下さいね♬
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